Документування управлінської діяльності закладу освіти по-новому

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів мають відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам. Для забезпечення належної організації документування керівництвом визначається конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності закладу освіти. 

Про основні правила складання наказів, протоколів, листів та актів у школах, порядок їх реєстрації розповіла Інна Маніленко, методистка відділу управління закладами освіти Комунального навчального закладу Київської обласної ради «Київський обласний інститут післядипломної освіти педагогічних кадрів», старша викладачка кафедри педагогіки, психології та менеджменту освіти.

Призначення осіб, відповідальних за організацію діловодства та ведення архіву

• Створити наказ про призначення осіб, відповідальних за організацію діловодства та ведення архіву. За умови, якщо накази не створені у минулому році. Рекомендовано: секретар, заступник директора, керівник.

Стосовно створення наказів та їхньої повторюваності (дублювання): якщо у наказі не визначений період, на який він створюється, то цей наказ діє не 1 календарний рік, а рівно стільки, скільки у ньому є потреба.

Нова інструкція з діловодства передбачає, що кожен керівник має призначити із числа педагогічних працівників особу, відповідальну за ведення діловодства у закладі освіти.

• Внесення змін до посадових інструкцій відповідальних осіб.
• Ознайомлення відповідальних осіб із наказом (наказами) під підпис.

Створення експертної комісії закладу

Наказом закладу створюється постійно діюча експертна комісія та затверджується Положення про неї (наказ Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»; постанова КМУ від 08.08.2007 №1004 «Про проведення експертизи цінності документів»).

До основних завдань експертної комісії відноситься схвалення:

• з діловодства;
• справ;
• про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;
• справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
• про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
• справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління установи та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Визначення форми ведення управлінської документації та її видів

Організаційно-розпорядча документація розподіляється на три категорії:

• організаційні;
• розпорядчі;
• інформаційно-аналітичні.

Щоб розуміти, які документи до цих категорій відносяться, як з ними працювати і т. д., потрібно знати ряд інших нормативних документів у сфері діловодства:

? Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55;

? розділ 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами).

Складання номенклатури справ закладу освіти (за структурним або функціональним принципом її побудови)

Створення номенклатури відбувається щороку. Якщо ви не є суб’єктом, який формує національний архівний фонд, ви маєте погодити свою номенклатуру справ на найвищому рівні – це архів відділу освіти або управління освіти. Потрібно це робити раз на 5 років (якщо не відбувається жодних істотних змін).

Номенклатура може бути структурованою або функціональною.

? Структурна – якщо у закладі є структурні підрозділи, які мають штат.

? Функціональна – окремі особи подають перелік документів, за які відповідають.

Формування справ (у хронологічному та/або логічному порядку)

Усі заклади освіти не є формувачами національного архівного фонду, але з цього порядку виділено опорні заклади та ІРЦ (інклюзивно-ресурсні центри).

Загальні правила формування справ:

• вміщувати у справи лише виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;
• групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи у закладі освіти), документів виборчих органів та їх постійних комісій, документів, що характеризують освітній процес (формуються за навчальний рік);
• вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;
• не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;
• до справи включати документи лише з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;
• окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;
• за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

Проведення експертизи цінності документів

Чотири групи справ:

• постійного зберігання;
• тривалого (понад 10 років) зберігання;
• тимчасового зберігання (до 10 років включно);
• ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Строк зберігання документів обчислюють з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2019 році, починається з 1 січня 2020 року.

Експертизу цінності документів в архіві закладу освіти проводять щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання.