Регламент ЦНАП

РЕГЛАМЕНТ

відділу «Центр надання адміністративних послуг» виконавчого комітету

Зорівської сільської ради

І. Загальна частина

1. Цей Регламент визначає порядок організації роботи центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Зорівської сільської ради Золотоніського району Черкаської області (далі – ЦНАП), віддалених робочих місць адміністраторів, порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».

3. Надання адміністративних послуг у ЦНАП здійснюється з дотриманням таких принципів:

3.1. верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

3.2. стабільності;

3.3. рівності перед законом;

3.4. відкритості та прозорості;

3.5. оперативності та своєчасності;

3.6. доступності інформації про надання адміністративних послуг;

3.7. захищеності персональних даних;

3.8. раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

3.9. неупередженості та справедливості;

3.10. доступності та зручності для суб’єктів звернення.

4. Відділ ЦНАП у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» та рядом інших, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, рішеннями Зорівської сільської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями сільського голови, Положенням про відділ ЦНАП та Регламентом відділу ЦНАП.

5. Затвердження та внесення змін до Регламенту відділу ЦНАП здійснюється на підставі рішення Зорівської сільської ради. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх посадових осіб відділу ЦНАП, суб’єктів надання адміністративних послуг, працівників виконавчих органів та апарату Зорівської сільської ради та представників місцевих, регіональних дозвільних органів.

ІІ. Вимоги до приміщення, в якому розміщується центр

6. Відділ ЦНАП розміщений за адресою: Черкаська обл., Золотоніський р-н, с.Зорівка, вул. Ростанців,2. На вході до приміщення розміщена інформаційна вивіска з найменуванням відділу ЦНАП та графіком його роботи. Вхід до приміщення відділу ЦНАП облаштований пандусом для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення.

Графік роботи відділу ЦНАП встановлюється рішенням Зорівської сільської ради.

При необхідності на прилеглій до відділу ЦНАП території облаштовуються місця для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення, зокрема відповідно позначені місця для автотранспортних засобів, якими керують (в яких перевозяться) особи з інвалідністю, у кількості, визначеній Законом України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні». Будівлі, приміщення та стоянки відділу ЦНАП облаштовуються з урахуванням потреб осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення згідно з вимогами відповідних державних будівельних норм, стандартів і правил. На прилеглих вулицях розміщуються інформаційні таблички, на яких зазначається місце розташування відділу ЦНАП.

7. Приміщення відділу ЦНАП поділяється на відкриту та закриту частини. У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернень працівниками відділу ЦНАП. Суб’єкти звернень мають безперешкодний доступ до такої частини відділу ЦНАП.

Відкрита частина включає:

• сектор прийому;
• сектор інформування;
• сектор очікування;
• сектор обслуговування.

Відкрита частина розміщується у будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до приміщень будівлі.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації, розміщення архіву.

Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.

8. Сектор прийому (рецепція) облаштований при вході до приміщення відділу ЦНАП. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи відділу ЦНАП.

9. Сектор інформування облаштований з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди або інформаційні термінали (за наявності) в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

Для висловлювання суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг сектор інформування облаштовується відповідною скринькою та книгою відгуків і пропозицій, яка розміщується на видному та у доступному місці.

10. Сектор очікування розміщується у просторому приміщенні та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.

11. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому та видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора центру.

12. На інформаційних стендах або інформаційних терміналах (за наявності) розміщується інформація, зокрема, про:

12.1. найменування центру, його місцезнаходження та місцезнаходження  віддалених  робочих місць  адміністраторів, номери телефонів для довідок, адресу веб-сайту, електронної пошти;

12.2. графік роботи центру, його віддалених  робочих місць адміністраторів  (прийомні дні та години, вихідні дні), який затверджується Зорівською сільською радою з урахуванням потреб суб’єктів звернення та відповідно до вимог Закону України «Про адміністративні послуги»;

12.3. перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ ЦНАП, віддалені робочі місця адміністраторів та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

12.4. строки надання адміністративних послуг;

12.5. бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

12.6. платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

12.7. супутні послуги, які надаються в приміщенні центру;

12.8. прізвище, ім’я, по батькові керівника центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;

12.9. користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);

12.10. положення про відділ ЦНАП;

12.11. регламент відділу ЦНАП;

12.12. графік прийому суб’єктів звернення сільським головою;

12.13. графік надання консультацій, прийому суб’єктів звернень суб’єктами, які забезпечують консультування та прийом у приміщеннях центру;

12.14. інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді.

13. Перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ ЦНАП, віддалені робочі місця, повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.

14. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення або на веб-сайті органу, що утворив центр.

15. Особам з інвалідністю та іншим маломобільним групам населення забезпечується вільний доступ до інформації.

ІІІ. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

16. Визначити єдиним суб’єктом затвердження інформаційних та технологічних карток в Зорівській сільській раді – виконавчий комітет Зорівської сільської ради.

17. Орган, що утворив відділ, а також керівник відділу ЦНАП можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності). У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це керівника відділу ЦНАП, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

ІV. Керування чергою в центрі

18. У відділі ЦНАП, на віддалених робочих місцях адміністраторів, може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до центру, адміністраторів центру, що працюють на віддалених робочих місцях, з використанням телефонного зв’язку. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником відділу ЦНАП години.

19. Відділ ЦНАП здійснює керування чергою в спосіб, який гарантує дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

VI. Прийняття заяви та інших документів у Центрі

20. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в відділі ЦНАП або віддалених робочих місцях.

Окремі завдання адміністратора, пов’язані з отриманням вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг, може виконувати староста, а також у випадках, передбачених законодавством, інша уповноважена посадова особа виконавчого органу сільської ради.

У випадках, передбачених законодавством, а також на вимогу суб’єкта звернення адміністратор центру складає заяву в електронній формі, друкує її та надає суб’єкту звернення для перевірки та підписання.

Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.

Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.

21. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

22. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у відділ ЦНАП (віддаленому робочому місці) особисто, через уповноваженого представника (законного представника), надіслати вхідний пакет документів поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі, через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

23. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

24. Прийняття вхідних пакетів документів здійснюється адміністраторами відділу ЦНАП відповідно до інформаційних карток. Адміністратор відділу ЦНАП (уповноважений працівник) перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор (уповноважений працівник) повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

25. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

26. Адміністратор відділу ЦНАП складає опис вхідного пакету документів у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках.

27. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом і з проставленням печатки (штампу) відповідного адміністратора центру, а також відмітки про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в центрі електронного документообігу - в електронній формі.

28. Адміністратор відділу ЦНАП під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (в центрі, віддаленому робочому місці адміністратора (уповноваженого працівника), спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.

29. Адміністратор відділу ЦНАП здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі. Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг у відділі ЦНАП та на віддаленому робочому місці може вестися централізовано (зокрема шляхом запровадження електронного документообігу) або окремо в відділі ЦНАП та на віддаленому робочому місці.

30. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку, адміністратор відділу ЦНАП не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів електронною поштою (його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості).

31. Адміністратор відділу ЦНАП має право зареєструвати вхідний пакет документів лише при наявності усіх документів, необхідних для надання послуги, передбачених в інформаційній картці.

При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх не усунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні – описі вхідного пакету документів, а за можливості також негайно повідомляється телефоном.

Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через відділ ЦНАП із фіксацією цих дій в матеріалах справи. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну). Внесення додаткових документів та/або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).

У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів у строк, передбачений законодавством для надання адміністративних послуг, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.

32. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор відділу ЦНАП формує справу у паперовій та/або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та/або сканування.

33. Інформацію про вчинені дії адміністратор відділу ЦНАП вносить до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуг та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.

Суб’єкт звернення має право звернутися до адміністратора відділу з заявою про залишення без розгляду заяви та поданих документів для отримання адміністративної послуги, про що адміністратор відділу ЦНАП повідомляє суб’єкта надання адміністративної послуги.

VII. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

34. Після вчинення дій, передбачених пунктами 20-33 цього Регламенту, адміністратор відділу ЦНАП зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, (надіслати) передати вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи, та у разі потреби оформляється акт приймання-передачі.

35. Передача справ у паперовій формі від відділу ЦНАП (віддаленого робочого місця) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником відділу ЦНАП, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.

 Передача справ до суб’єкта надання адміністративної послуги може здійснюватися шляхом надсилання електронних копій оригіналів паперових документів (фотокопій) з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку, зокрема через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів, передача справ у паперовій формі у такому разі не здійснюється, крім випадків, передбачених законодавством.

36. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи та до акта приймання-передачі (у разі його оформлення).

36. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків.

37. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

• своєчасно інформувати відділ ЦНАП про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
• надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора відділу ЦНАП про хід розгляду справи.

У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор відділу ЦНАП невідкладно інформує про це керівника відділу ЦНАП.

VIII. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

38. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до центру (віддаленого робочого місця), про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).

39. Адміністратор відділу ЦНАП невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.

40. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному органом, що утворив центр, і зберігається в матеріалах справи.

41. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання у відділі ЦНАП протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку у відділі ЦНАП, а потім передається для архівного зберігання.

42. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор відділу ЦНАП реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.

43. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник відділу ЦНАП.

44. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу в паперовій (копія документів) та/або електронній (скановані копії документів) формі (заява суб’єкта звернення та інші документи) за рішенням Зорівської сільської ради, може зберігатися в приміщенні центру, приміщенні, де розміщено віддалене робоче місце.

У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.

Інформація про адміністративні послуги, адміністратором відділу ЦНАП, що працює на віддаленому робочому місці, подається відділу ЦНАП для узагальнення в порядку, визначеному регламентом центру.

Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

45. Суб’єкт звернення може відкликати свою заяву про надання адміністративної послуги до моменту прийняття рішення у справі, крім випадків, визначених законодавством.

Адміністратор відділу ЦНАП невідкладно у день надходження заяви здійснює її реєстрацію, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу та дати отримання заяви про відкликання, та невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, передає суб’єкту надання адміністративної послуги, якому передано вхідний пакет документів щодо даної справи.

Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви про відкликання, повертає оригінали документів, подані для надання адміністративної послуги, до відділу ЦНАП, про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).

Адміністратор відділу ЦНАП невідкладно у день надходження оригіналів документів від суб’єкта надання адміністративної послуги повідомляє про це суб’єкту звернення.

Відкликання заяви про надання адміністративної послуги здійснюється з урахуванням процедур, визначених пунктами 20-45 цього Регламенту.

IX. Особливості діяльності адміністратора центру, що працює на віддаленому робочому місці

46.  За рішенням Зорівської сільської ради, утворюються віддалені робочі місця, яке приймається, відповідно до вимог, зазначених у пунктах 6 і 9 цього Регламенту, та з урахуванням потреб суб’єктів звернення, кількості населення, що буде ними обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.

Віддалене робоче місце розміщується на першому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до такої будівлі.

47. У приміщенні, де розміщене віддалене робоче місце, забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг, з дотриманням вимог, встановлених пунктом 9 цього Регламенту.

48. Адміністратор відділу ЦНАП, що працює на віддаленому робочому місці, можуть обслуговувати населення одного або декількох старостинських округів.

За рішенням Зорівської сільської ради, окремі функції адміністратора, пов’язані з отриманням заяви та вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг або наданням адміністративних послуг, можуть здійснюватися старостою.